業務効率化へ工夫を/社会保険労務士法人ティムス 代表 玉坪 郁子

2015.10.05 【社労士プラザ】

社会保険労務士法人ティムス 代表
玉坪 郁子 氏

 この7月に事務所を法人化した。法人化したというと、「法人化したメリットは」と必ず聞かれる。今のところ、様ざまな手続きや名義切替等、こんなにも時間がかかるものかと実感しているところである。もとより、「我われは法人としてチームで社労士の仕事をしていきます」と社会に宣言することが法人化の一番大きな目的であると、大真面目に考えている。

 開業して丸14年になるが、「士業である自分も経営者である」という当たり前のことに気付くのに10年もかかってしまった。そんなわけで、まだ経営者としては駆け出しではあるが、先日、ある方に尋ねられて事務所での試みをお伝えしたところ、参考になったといっていただいたので一部をご紹介したい。

 キーワードは、効率化、情報共有、見える化、汎用性、再現性である。

 まずは、「朝メール、夜メール」。手当たり次第に仕事に着手し、できなかった仕事を翌日回しにしていないだろうか。朝、各人の本日の予定を15分単位で計画し、メーリングリストで共有する。時間内に仕事を終えるためには、仕事の見積もりをして計画どおりに事を進める必要がある。業務終了時に振り返り、予定どおりできたもの、できなかったもの、その理由等を共有する。

 朝礼は毎朝行う。月曜日は、先週の報告。火曜日と水曜日は、「good&new」。木曜日はカエる会議。金曜日は来週の予定の確認と決めている。good&newは、各人をもっと知るためと、感じる力を磨いてもらうために行う。「カエる会議」は、業務改善会議で、業務手順や書式、ファイル構造や棚の位置などを話し合う。仕事の方法をカエて、早くカエることをめざす。

 「アゲる会議」を月に1~2回程度行っている。経営指針、商品企画等について話し合う。気持ちをアゲる、売上げをアゲる、目線をアゲる等々の意味を持たせている。未来のための大切な時間である。

 全員の能力アップのための「アゲ10(テン)」。所内勉強会である。当初毎月10日の10時から行っていたためのネーミングだ。

 他の事務所と開催している「情報交換会」は、スタッフ同士大変刺激になるようだ。もしよろしければ、ぜひ一度!

社会保険労務士法人ティムス 代表 玉坪 郁子【大阪】

【公式webサイトはこちら】
http://www.tims-biz.com/

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掲載 : 労働新聞 平成27年10月5日第3035号10面

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